Configurando impressão preto e branco no Word
A maneira mais direta de como imprimir em preto e branco no word passa pelas opções de impressão do próprio aplicativo, mas existem alguns detalhes que nem todo mundo conhece e que podem causar dor de cabeça se você for imprimir documentos com tabelas coloridas ou imagens. Vá em Arquivo > Imprimir. Na seção de impressora, procure o botão Propriedades ou Preferências da Impressora, dependendo da versão do seu Word. Dentro das propriedades, há uma aba chamada Cores, Efetinitez ou similar. Selecione Impressão em Preto e Branco ou Escala de Cinza. Isso é o básico. O problema é que esse método não funciona para todos os tipos de documento, especialmente quando há elementos fixos na formatação.
como imprimir em preto e branco no word
O que acontece na prática é que muitas vezes as cores não somem. Eu perdi tempo demais tentando entender por que um documento com gráficos gerados no Excel dentro do Word continuava imprimindo tudo colorido mesmo depois de marcar a opção preto e branco nas propriedades da impressora. A solução foi mais simples do que eu esperava: fui na guia Design > Cor da Página e mudei para branco, depois selecionei todas as formas e gráficos, cliquei direito e mudei a cor de preenchimento e contorno para preto. Assim a impressora não tinha nada colorido para gastar tinta. Outra coisa que as pessoas ignoram é que existe uma diferença entre forçar a impressora a imprimir em preto e branco e preparar o documento antes de enviar para impressão. Se o seu documento tem cores definidas via estilos de caractere, tabelas com preenchimento aplicado e não por herança da impressora, forçar pela configuração do driver só vai gerar frustração. Você precisa lidar com a formatação no documento em si.
Para documentos grandes, uma alternativa mais rápida do que ajustar cada elemento manualmente é usar a função de conversão para escala de cinza. No menu Inserir, vá em Ilustrações > Gráfico, clique com o botão direito no gráfico e selecione Formatar Série de Dados. Nas opções de preenchimento, marque Gradiente ou Sólido e escolha uma cor cinza. Não é prático para um documento inteiro, mas funciona bem quando você tem apenas algumas figuras. Se o seu documento tiver muitas imagens, pode ser mais eficiente converter todas elas para preto e branco diretamente no Word. Selecione uma imagem, vá na guia Formato da Imagem > Correções e ajuste a saturação para zero. Use a ferramenta Copiar Formatação (o ícone do pincel) para aplicar a mesma configuração nas outras imagens. Isso economiza tempo comparado a entrar nas propriedades da impressora e ainda garante que o resultado seja consistente.
👉 Clique no botão abaixo para saber mais sobre o assunto!
Um detalhe técnico importante: o Word não converte automaticamente cores de objetos vetoriais como formas e SmartArt para preto e branco ao enviar para a impressora. Esses objetos mantêm suas cores originais independentemente da configuração do driver. Isso significa que mesmo marcando preto e branco nas propriedades da impressora, SmartArt colorido vai sair colorido na maioria das impressoras comuns. A solução é realmente selecionar cada elemento e ajustar manualmente, ou exportar como PDF com conversão para cinza antes de imprimir. Exportar para PDF resolve a maior parte dos problemas de consistência. Salve como PDF (Arquivo > Salvar Como > PDF), abra o arquivo no leitor de PDF, vá nas configurações de impressão e marque a opção Preto e Branco ou Escala de Cinza. O PDF processa a conversão de forma mais confiável do que o driver da impressora lida com elementos embutidos no Word. Esse método funciona quase sempre e elimina a maioria das surpresas na hora de receber a impressão.
O Word também tem uma opção nativa de impressão em escala de cinza que fica oculta nas configurações avançadas. Em Arquivo > Opções > Exibição, marque a caixa Exibir cores e fundos dos hipertextos usando a cor da fonte. Essa configuração não é exatamente sobre preto e branco, mas evita que links fiquem visíveis e confundam a leitura durante a impressão. Se o documento tem muitos links coloridos, isso ajuda a manter a coerência visual. Um ponto negativo que poucas pessoas mencionam: quando você converte tudo para preto e branco, especialmente documentos com gráficos de barras coloridos, a diferenciação entre categorias pode ficar impossível de ler em uma impressão comum. O recomendado é usar padrões de preenchimento diferentes (listrado, pontilhado, sólido) para cada série nos gráficos, em vez de depender apenas de cores distintas. Isso garante legibilidade mesmo quando a cor sai da equação.
Se você imprime frequentemente documentos coloridos e quer evitar esse tipo de problema de forma permanente, vale a pena configurar a impressora como padrão para preto e branco nas propriedades do sistema. Isso resolve para a maioria dos documentos simples, mas quebra a formatação visual de apresentações e materiais que dependem das cores para comunicação. O trade-off é real e precisa ser considerado antes de fazer essa mudança global.
