Entendendo as obrigações anuais para empresas no Brasil
Muita gente confunde os prazos, os tipos de declaração e o que realmente precisa ser entregue todo ano. O assunto parece complicado porque são várias normas diferentes se cruzando, mas no final das contas o processo é mecânico quando você sabe exatamente o que olhar.
O que é dever para 5o ano e como funciona na prática
Quando falamos de dever fiscal anual para a 5ª categoria ouDASN-SIMEIDEFISDACTEMEEPPECDECF——Simples Nacional regimeDASN-SIMEI
O passo a passo que funciona
Comece verificando o enquadramento tributário da sua empresa. Se estiver no Simples Nacional como MEI, o obrigatório é o DASN-SIMEI, que deve ser enviado até 31 de maio de cada ano, referente ao exercício anterior. O acesso é pelo site doPortal do Simples Nacional, com certificado digital ou conta Gov.br nível Platinum. O tempo médio de preenchimento é de 10 a 15 minutos se os dados já estão organizados. Para empresas que não são MEI mas ainda estão no Simples Nacional como ME ou EPP, as obrigações são maiores. Você precisa entregar a DEFIS até o final de junho, a DCTFAnual também em junho, e dependendo do faturamento, a ECD e a ECF podem ser necessárias. A diferença entre ECD e ECD? ECD é para quem tem registro contábil em livro Diário obrigatório, enquanto a ECF é apenas para empresas que apuram lucro real. Na prática, a maioria das empresas do Simples só precisa da ECD mesmo.
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O problema que eu vi acontecer com frequência é o seguintes cliente meu tinha uma empresa de tecnologia que faturava pouco, então manteve o Simples Nacional. Anos depois, o faturamento cresceu e ela ultrapassou o limite, mas ninguém atualizou a situação cadastral. O resultado foi que ela ficou devendo obrigações acessórias de anos anteriores sem nem saber. A correção levou três meses e envolveu abrir processo de regularização junto à Receita Federal. A lição aqui é simples: verifique o enquadramento tributário pelo menos uma vez por ano, de preferência no final do exercício anterior.
Onde baixar os formulários e ferramentas
Todas as declarações são feitas online pelo sistema da Receita Federal ou do Simple Nacional. Não existe mais formulário em PDF para envio físico na grande maioria dos casos. O aplicativo DeclaraIR serve apenas para pessoa física. Para empresa, o caminho é o site da Receita Federal na seção E-CAC ou o Portal do Simples Nacional para MEI. Para empresas que precisam de ECD/ECF, o padrão do mercado é o software da Contaclear ou do Domínio Público, ambos com versões gratuitas limitadas e versões pagas que custam entre R$150 e R$400 por ano dependendo do módulo.
Pegadinhas que ninguém conta
A primeira pegadinha é o prazo que não é o mesmo para todas as declarações. A DASN-SIMEI vence em maio, a DEFIS em junho, a DCTFAnual também em junho mas com datas diferentes conforme o CNPJ. Se você deixar para fazer tudo de uma vez no último mês, vai se atrapalhar com os prazos. A segunda pegadinha é que a Receita pode aplicar multa automática de R$50 por obrigação não entregue, sem aviso prévio. No terceiro ano de descuido, você já está falando de multas acumuladas que passam de R$500 facilmente. A terceira pegadinha, e essa é a mais perigosa, é a confusão entre o dever do dono da empresa e o dever do contador. Para MEI não é obrigatório ter contador, mas para ME e EPP do Simples Nacional é obrigatório sim. Já vi empresa ser multada porque o dono achava que podia fazer a declaração sozinho quando na verdade a lei exigia assinatura de profissional habilitado. Isso acontece muito com empresas de consultoria e serviços que crescem rápido e o dono fica sem tempo de se organizar.
Quando isso não funciona e o que fazer nesse caso
Se a sua empresa tem atividades em mais de um município, estado ou país, o sistema simples não resolve. Nesse caso você precisa de um contador que conheça as tributações específicas de cada jurisdição. O custo de um contador especializado pode variar de R$300 a R$1.000 por mês dependendo da complexidade, mas evita multas que facilmente chegam a dez vezes esse valor. Se você está dentro do Simples Nacional e o faturamento está abaixo de R$81 mil por ano, o DASN-SIMEI sozinho resolve. Acima disso, o jogo muda completamente e o consiglio é contratar um contador antes de any coisa, não depois que a multa chegar.
