Entendendo os problemas mais comuns no primeiro ano do Simples Nacional
A maioria dos MEI e microempresários que entra no Simples Nacional no primeiro ano de atividade esbarra nos mesmos erros. Não é complexo, mas a burocracia fiscal brasileira tem detalhes que passam despercebidos até o cliente receber uma notificação ou ter o CNPJ suspenso. O ideal é saber de antemão onde estão as armadilhas.
Problemas comuns na situação problema 1 ano simples
O primeiro detalhe que quase todo mundo erra é a classificação correta do CNAE e a enquadração no anexo certo. O Simples Nacional tem quatro anexos com alíquotas completamente diferentes. Colocar a empresa no anexo errado no primeiro ano é o erro mais frequente e a consequência é recálculo de impostos com juros. A Receita usa o CNAE principal para definir o anexo, então verifique se o código que você escolheu na abertura realmente reflete a atividade-fim da empresa. Se não refletir, peça a alteração cadastral imediatamente antes da primeira DAS. Outro ponto crítico é o faturamento limite. Para o Simples Nacional, o teto é de R$ 360 mil por ano. No primeiro ano, empresas novas têm direito a prorratear esse limite pelos meses de abertura. Uma empresa aberta em julho, por exemplo, tem como base R$ 30 mil por mês multiplicado por seis meses, totalizando R$ 180 mil de teto naquele ano-calendário. Muitos empresários esquecem disso e fecham o ano com faturamento acima do permitido sem saber. Quando a DAS começa a sair com alíquota efetiva bem maior do que o esperado, geralmente é esse o motivo.
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A declaração anual obrigatória também causa confusão. Mesmo sendo optante pelo Simples, a empresa precisa entregar a Defis ou a DASN-SIMEI dependendo do porte. Quem é MEI segue regras diferentes, mas ao migrar para ME ou EPP no Simples, a Defis vira obrigação. Prazo costuma ser até 31 de maio do ano seguinte. Eu já vi empresário perder o benefício do Simples simplesmente por não ter entregue a Defis no primeiro ano porque achava que não devia nada. A regra existe independentemente de débito. O certificado de regularidade fiscal, o CRF, é outro item que gera problemas práticos. Ele precisa ser renovado mensalmente e muitas empresas não percebem que o sistema da receita estadual ou municipal pode ter pendências que impedem o emissão. Isso atrapalha licitações, contratos bancários e compras com fornecedores que exigem comprovação. Um cliente meu perdeu uma oportunidade de R$ 47 mil porque o CRF estava suspenso por uma guia de ISS que havia sido emitida em duplicidade no sistema do município. A solução foi protocolar um pedido de cancelamento da guia duplicada e aguardar a atualização, que demorou cerca de dez dias úteis.
A separação entre receita bruta e faturamento também merece atenção. Para o Simples, o que conta para o limite anual é a receita bruta total, incluindo serviços e vendas, mas há exceções para certos tributos que não entram nessa conta. O ICMS por substituição tributária, por exemplo, entra sim na base de cálculo em muitos casos. Contabilidade mal feita nisso gera surpresas na hora do Enq
